מבואתוכנת עיט למהנדס ולאדריכל בנויה ממספר מודולים משולבים המשלימים אחד את השני ליצירת מערכת מלאה לניהול משרדים קטנים וגדולים. היות והתוכנה מיועדת למגוון גדול של משתמשים, קיימים מספר מסכי הגדרות עיצוב, הרשאות ואופן שימוש אישי במרכיבים שונים. מאפיינים אילו ניתנים לשינוי אישי מעת לעת, לפי צרכי המשרד.
עיט למהנדס ולאדריכל מורכבת מסחרית ממודול עיקרי ואופציות משלימות, בתשלום נוסף (ראה בהמשך רשימת אופציות). דלה מערכות ממוחשבות משפרת ומוסיפה תכונות נוספות באופן מתמיד הן למודול העיקרי והן לאופציות הקיימות וכן מוסיפה מודולים חדשים. כמו כן ניתן להזמין התאמות אישיות לתוכנה.
כל התכונות הרשומות להלן עשויות להשתנות ללא הודעה מראש. רכישת התוכנה, מקנה את הזכות להשתמש בתכונות שהיו בתוכנה ביום הרכישה בלבד. דלה מערכות ממוחשבות מוסיפה ומשנה את התוכנה לטובת המשתמשים הנמצאים בתקופת אחריות ו/או ב"מנוי שנתי".
ניתן לבצע התאמות נוספות לפי הזמנה.
כרטסת חברותכרטסת החברות / ספר הטלפונים הם אחד משלושת הבסיסים לכל המערכת (בשילוב עם כרטסת עובדים וכרטסת פרויקטים). כרטסת החברות משולבת בכל חלקי המערכת.
- שמות, כתובות, אנשי קשר.
- ספר טלפונים מידי (למסך) ותדפיס מפורט (למדפסת), מדבקות לפי חתכים.
- פרטים שיווקיים כגון תחומי התעסקות/התעניינות ושיוך.
- חלונות לעיבוד תמלילים חופשי עבור כל לקוח, הפקת מכתבים אישיים/לתפוצה.
- פרטים חשבונאיים ושדות להתאמה ומעקב אישיים.
הנהלהתפריט ההנהלה מיועד להגדיר את מכלול התנאים הכספיים להעסקת עובדים ולחיוב לקוחות - מצד אחד, ולניתוח הכנסות / הוצאות וחישוב רווחיות - מצד שני.
המטרה העיקרית של תפריט ההנהלה הינו לאפשר קליטה של נתונים כספיים מסווגים ללא נגישות לעובדים אחרים בחברה, ולאחר זאת לאפשר לכלל העובדים להשלים את הנושאים שבתחום אחריותם.
כל דוחות הניתוח בתפריט ההנהלה מיועדים לתת למנהל תמונת מצב בנושאים שונים - כפועל יוצא של הפעילות השוטפת - וזאת ללא צורך לקלוט ולעבד נתונים נוספים.
כמו כן שולבו בתוכנה מספר תוכניות שרות להעתקת נתונים מפרויקט לפרויקט (כגון שלבים ותהליכים), לצורך פישוט הקליטה לפרויקט חדש.
ניהול פרויקטיםניהול מקצועי וכללי:
- הגדרת פרויקטים, לו"ז, פרטי מזמין.
- מעקב אחרי קבלת ההסכם, ביול וחתימה.
ניהול לוגיסטי:- הגדרת אנשי קשר: מתכננים / קבלני ביצוע.
- הגדרת משימות לפרויקט / לשלבים הן לצורך מעקב והן לביצוע.
ניהול כספי:- רישום מלא ומקיף של תנאים כספיים וסטטוס למספר תת הסכמים בפרויקט.
- הגדרת תנאי ההזמנה, שלבי התכנון, פיקוח עליון, חריגים ותוספות.
בקרת תכנון / ביצוע
- קליטת הוצאות תקורה לפי סיווגים.
- דוחות ניתוח הוצאות תקופתיות.
- הקצאת ש"ע לפי סוגי עובדים לשלבים בפרויקט.
- דוחות ביקורת תכנון שכ"ע וש"ע לפי סוגי עובדים לשלבים/חודשים לפרויקט בודד/לכלל הפרויקטים – לפי תכנון ש"ע לשלבים.
- דוחות ביקורת ביצוע שכ"ע וש"ע (כנ"ל) – לפי שעות העבודה בפועל.
- דוחות השוואה בין תכנון לביצוע שכ"ע וש"ע (כנ"ל).
- דוחות חישוב רווחיות (כנ"ל) תוך חלוקת הוצאות התקורה באופן יחסי להשקעות ש"ע ובתוספת התקבולים בפועל.
- קליטת הערכת ביצוע תקופתית וחישוב אקסטרפולציה לרווחיות בסוף הפרויקט.
- דוחות ניתוח והמלצות להפקת חשבונות.
- אפשרות העתקת שעות תכנון או שעות ביצוע מפרויקט ישן לתכנון פרויקט חדש.
הצעות מחירמיועד לגופים המקיפים מספר רב של הצעות מחיר ומעוניינים לבצע מעקב וקידום באופן ממוחשב.
הצעות כלליות:
- הפקת הצעות מחיר המשלבות טקסטים מוכנים ועיבוד תמלילים שוטף.
- מעקב סטטוס להצעות מחיר, מעקב שיחות ותזמון המשך טיפול.
תעריפי משרד השיכון:- בניין ערים פרק 4.3
- חשמל/תאורה/תקשורת: פרק 4.6
- חשמל למוסדות ציבור: פרק 4.6
- חשמל לבנייני מגורים: פרק 4.6
- אדריכלות מבני מגורים: פרק 4.8
תעריפי משרד הביטחון: - חשמל לפי ערך מתקן: פרק 9.
תעריפי א.א.א.י: - חשמל לפי ערך מתקן: פרק 9.
דוחות הנהלה- הכנסות והוצאות לפי מספר מאפיינים.
- פרויקטים: תחזית, ניתוח וסטטוס.
- רווח והפסד.
כרטסת עובדים- שם, כתובת, פרטים מזהים, מקצוע, תפקיד, מחלקה.
- תנאי העסקה: ש"ע, ש"נ, מקצוע לחיוב לקוחות, מקצוע לזיכוי עובד.
- השתלמויות לעובד (אופציה במסגרת ת"י 9000).
- הגדרת היקף עבודה לפי סוגי עובדים בהתאם לשלבים.
- המלצות לחיוב לפי שעות עבודה בהתאם לעבודה בפועל.
ניהול פרויקטיםמיועד לאפשר גישה וטיפול ע"י כלל עובדי החברה - ללא הרשאה לקליטת פרוייטים חדשים ובלי גישה לנתונים כספיים.
פרויקטים- טיפול שוטף במשימות ועדכון מידע כללי לפרויקט.
- ביצוע ועדכון תהליכים לפרויקט ולשלבים.
- אפשרות להגדרת פעילויות מקדימות, ובקרת סיומן.
- שילוב פעילויות עם יומן פגישות ותזכורות מתפרצות.
- עדכון וביקורת אנשי קשר: גופי תכנון וקבלני ביצוע קשורים.
כרטסת שרטוטיםחלק זה הינו חלק מתוכניות ניהול איכות לפי דרישות ת"י 9000.
- הגדרת שרטוטים ותוכניות לפרויקט.
- רישום ומעקב אחרי משלוח צילומים והעתקה לפי רשימות תפוצה.
- הפקה אוטומטית של מכתבים נלווים לתפוצה, הפניה למכון כולל הנחיות שכפול.
- מעקב איתור/מיקום השרטוטים במשרד ובמכוני העתקות.
- קליטת מחירון העתקות למכון ודוחות ביקורת לחשבון מכון ולחיוב הלקוח.
- רשימות תפוצה.
- מעקב וניהול מהדורות.
אפשרות הפעלת תוכנית השרטוט עם רישום מקוון של שעות עבודה. אפשרות תצוגה.
כרטסת מסמכיםחלק זה הינו חלק מתוכניות ניהול איכות לפי דרישות ת"י 9000.
- הגדרת מסמכים (מפרטים/טפסים/הוראות/נוהלים/כתבי כמויות וכו') לפרויקט.
- הפעלת מעבד תמלילים לעריכת המסמך ולתצוגתו. למסמכי עיט גם הדפסה.
- רשימות תפוצה.
- מעקב וניהול מהדורות.
חשבונותתפריט זה מיועד לגורם בחברה שתפקידו להפיק חשבונות לפרויקטים וללקוחות. הפקת החשבונות איננה מצריכה ידע והבנה מעמיקים באופן חישוב ההצמדות והשיערוכים, ואיננה מאפשרת גישה לשינוי תנאי ההסכם.
תעריפים- עדכון שערי מט"ח ומדדים.
- עדכון תעריפי שעות עבודה ונסיעות.
חשבונות עסקה
- הפקת חשבונות עסקה לנושאים מיוחדים והחזר הוצאות.
חשבונות לשירותים חלקיים
- הפקת חשבונות צמודים ומשוערכים לשירותים חלקיים לשלבי הפרויקט (בשיטה מצטברת).
- שיערוך אוטומטי של תקבולים לפי תנאי הצמדה שונים, חישובי נדבכים ומע"מ.
חשבונות בדידים לפי שלבים- חשבונות משוערכים לפי שלבים (בשיטה בדידה).
חשבונות קבועים- הסכמים במחיר קבוע עם חשבונות תקופתיים ע"ח.
- הפקה אוטומטית של חשבונות לפי תנאי תשלום.
חשבונות לפי שעות עבודה- קליטת תעריפי ש"ע שונים לפי מקצועות לצורך חיוב לקוחות.
- קליטת תעריפי ש"ע לעלויות החברה.
- קליטת תעריפי נסיעות.
- חלוקת השעות לפי פרויקטים לכל לקוח לפי תעריפים שונים.
- דוחות ביקורת לצורך הפקת חשבונות ללקוח.
- הפיכת שעות עבודה לחשבון ללקוח לפי תעריפים שונים.
הנהלת חשבונות עסקיתהפקת מסמכי מקור וניהול פיננסי
פעולות הפקת מסמכי מקור מוכרות ע"י מס הכנסה ואינן מחייבות שימוש באל פסק.
פעולות הפקת המסמכים משלימות את המעגל בחיוב הפרויקט ובזיכויו ומהוות בסיס לביקורת רווחיות.
- חשבוניות מס, זיכוי, קבלות, חש' עסקה, חש'/קבלה, חש' מספק.
- דוחות ניהוליים: ספר קופה, תזרים מזומנים, מעקב חייבים, שקים לפירעון.
- דוחות לתשלומים: מע"מ, מקדמות מס ועוד.
פעולות פיננסיות שונות
- קליטת ודו"ח קופה קטנה לביקורת ודו"ח מסווג להנחש"ב לפי הוצאות והכנסות.
- קובץ מדדים (יוקר מחיה, מדד בניה) משנת 1948 לשערוך והצמדות.
- קובץ מטבעות ושערים לשערוך והצמדה (כולל שערי ה $ משנת 1948).
- חישובי ריבית והצמדה לתשלומים/תקבולים לפי לקוח (מדד/מט"ח).
הנהלת חשבונות חד צדיתמוכר ע"י מס הכנסה.
קליטת הוצאות לפי סיווגים.
- הפקת כרטסת משלימה וכרטסת הנהלת חשבונות שנתית.
- הפקת כרטסת מסווגת.
- דוחות מע"מ, מקדמות מס.
- עובדים ושעות עבודה
תפריט זה מיועד לניהול שוטף של העובדים בחברה. המערכת מאפשרת טיפול הן בעובדים שכירים והן בעובדים זמניים של קבלן חיצוני.
תפריט זה איננו מאפשר הגדרת עובדים חדשים ו/או ביטול עובדים. פעולה זאת אפשרית אך ורק מתפריט הנהלה.
כרטסת עובדים- תצוגה חלקית של נתוני עובדים (שמות, טלפונים, תפקידים..)
שעות עבודה- איסוף וריכוז שעות עבודה, מחלה, חופש וכו' במספר שיטות.
- רישום פרטי עבודה לפי פרויקט / שלב.
- חלוקת השעות לפי תנאי העסקה לעובד והכנת דו"ח ריכוזי לצורכי שכר. זיהוי וביקורת ימי וערבי חג ומועד.
- אפשרות להפעלת "שעון נוכחות" ממוחשב כתחליף לשעון ידני אחר.
- הפקת דוחות ביקורת לעובד, ריכוז שעות לצרכי שכר.
- הפקת דוחות ביקורת וריכוז שעות לחיוב פרויקטים / לקוחות לפי תעריפים.
- הפקת דוחות ביקורת לחשבונות עובדים מגויסים ע"י קבלני חוץ.
מזכירותתפריט זה מיועד למזכירות הכללית בחברה. תפריט זה מיועד לעבודה שוטפת בכל הקשור לניהול הכללי וניתן לשלב בו גישה לתוכניות אחרות באמצעות "הפעלות בזק".
עיבוד תמליליםמיועד לכל מגוון פעולות עיבוד התמלילים הן במשולב עם הקבצים והן עצמאית:
- עיבוד קבצים בדידים, או ריכוז כל העיבוד בקובץ משותף בודד!
- עיבוד מכתבים אישיים לחברות, או הכנת מכתב ומשלוח ל"תפוצה" רחבה.
יומן פגישות/משימות, מעקב החלטותמיועד לפעולות של רישום משימות ופגישות של עובדים מול לקוחות וגופים:
- תכנון פגישות ומשימות לעובד/ללקוח/לפרויקט.
- הפיכה אוטומטית של פגישה/משימה ל"תזכורת מתפרצת".
- ביקורת יומן לעובד, ביקורת ל"הצלבת יומנים" למספר עובדים באותו יום.
- קליטה ומעקב ביצוע. דוחות תכנון וביקורת ביצוע.
קופה קטנה- קליטת פעולות קופה קטנה וביקורת יתרה שוטפת.
- דו"ח קופה רציף (לביקורת) ודו"ח מסווג (להנחש"ב) לפי הוצאות והכנסות.
תיוק ואחזורמיועד לרישום ומעקב אחרי תיוק חומר במשרד, מחסן, ארכיון, גניזה:
- קליטת חומר טכני ודברי דואר לתיוק.
- חלוקה לתת נושאים לפי סוגי תיוק שונים.
- חיפוש ואיתור חומר לפי מאפיינים שונים.